I software ZTravel Zucchetti consentono di ottimizzare l’intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplificano i processi di comunicazione, favoriscono la collaborazione, aumentano la produttività di tutti i settori coinvolti, riducono notevolmente i costi di gestione e migliorano l’efficienza dei processi.

La struttura modulare del software ZTravel permette di configurare la soluzione in base alle specifiche esigenze dell’azienda e dell’organizzazione di trasferte e note spese.

Trasferte:

• flussi approvativi della trasferta;
• budget di trasferta;
• richiesta dei servizi di viaggio tramite l’ufficio interno, l’agenzia e i suoi self booking tools;
• gestione anticipi e resi.

Travel Risk

Automatismi, cruscotti e funzioni mobile per pianificare la trasferta nel rispetto degli aspetti legislativi vigenti e della politica aziendale sui rischi di viaggio e per gestire ogni emergenza durante il viaggio:

• protocolli e responsabilità;
• valutazione delle destinazioni in base al rischio;
• ideoneità del dipendente (vaccinazioni, documenti ecc.);
• formazione pre-travel e norme comportamentali;
• track in tempo reale delle trasferte in corso e pianificate;
• collegamento con Farnesina.

Note Spese

• compilazione semplificata della nota spese;
• invio e approvazione delle spese di trasferta secondo la Travel Policy aziendale;
• predisposizione distinta rimborsi;
• liquidazione automatica dei rimborsi nel cedolino del dipendente o tramite bonifico;
• generazione documenti riepilogativi ai fini del recupero IVA.

Conservazione Digitale

Registrazione e conservazione digitale delle copie dei giustificativi cartacei per garantire un processo sicuro, green e completamente paperless delle note spese.

Pagamenti Elettronici

Acquisizione automatica dei flussi di pagamento da carta di credito, Telepass, fuel card, estratti conto di agenzia e fornitori.

Fatturazione Elettronica

Riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta per un controllo puntuale dei costi e la corretta associazione tra spesa, dipendente e fattura elettronica.

Travel Management Internazionale

Con i software Travel Zucchetti HR hai tutto quello che ti serve per gestire le trasferte internazionali, infatti si adattano ad ogni country in quanto sono:

• multi company
• multi language
• multi currency

App

Con l’App Zucchetti per dispositivi iOS e Android registri le spese di trasferta e tutte le informazioni ad esse associate con la possibilità di allegare la fotografia, effettuata con il dispositivo mobile, del documento (ricevute, fatture, ecc), velocizzando così le fasi di controllo della nota spesa senza attendere la consegna della copia cartacea.

E la sincronizzazione automatica delle spese inserite su smartphone consente al dipendente di avere parte della Nota Spese compilata, riducendo notevolmente il tempo necessario per la rendicontazione finale.

Note Spese? Basta una foto!

Con la nuova funzione OCR (Optical Character Recognition) inserire una nuova spesa nell’App ZTravel è ancora più veloce: basta fare una fotografia dello scontrino e l’intelligenza artificiale riconosce e compila in automatico i campi (importo, data, valuta, partita IVA ecc.), garantendo un risparmio di tempo e un’esperienza di utilizzo ancora più immediata.